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AvionEnPista

Portal de la Agencia de Viajes

L

a UCLM ha adjudicado un acuerdo marco de servicio de agencia de viajes a NAUTALIA SL. para la gestión del desplazamiento, alojamiento y otras peticiones derivadas de comisiones de servicio y gastos de personal ajeno. Concretamente:

  • Gestión de la tramitación, que incluirá entre otros reserva, emisión, modificación, cancelación y entrega de billetes de viajes y títulos de transporte, reservas de hoteles u otros alojamientos, etc. que, en cada momento pueda solicitar la universidad y sus comisionados, tanto en viajes nacionales como internacionales, así como de la documentación necesaria para la prestación de dichos servicios.
  • Información sobre horarios de transportes, disponibilidad de alojamiento, tarifas a aplicar y promociones vigentes aplicables al contrato.
  • Otros servicios propios de Agencia de Viajes requeridos por la universidad.

 

Características del servicio

A partir del 17 de octubre:

En el marco del proceso de simplificación y automatización administrativa, se ha desarrollado una nueva funcionalidad que facilita la solicitud de viajes con la agencia adjudicataria. Esta herramienta estará disponible a partir del 17 de octubre, y permitirá:

  1. Simplificar la tramitación de las comisiones de servicio, ya que la mayor parte de los datos se capturan automáticamente desde la solicitud inicial, evitando duplicidades. Además, la liquidación de gastos se genera de forma automática, y el comisionado solo deberá incorporar los gastos adicionales (por ejemplo, taxis).
  2. Normalizar la información que debe contener cada solicitud, reduciendo errores e incidencias gracias a plantillas que incluyen tanto los datos mínimos requeridos como los complementarios que el solicitante desee añadir.
  3. Integrar automáticamente la gestión contable y presupuestaria, generando el expediente contable y vinculando directamente las facturas emitidas por la agencia.
  4. Mejorar la comunicación con la agencia de viajes, mediante un chat específico integrado en la aplicación, disponible para resolver dudas, solicitar presupuestos o acceder a documentación, sin perjuicio de los canales adicionales de correo electrónico y teléfono.

El acceso a la nueva funcionalidad se realiza desde la app de comisiones de servicio : https://comisionesdeservicio.apps.uclm.es/ , existiendo enlaces desde el Portal de Viajes ubicado en la Gerencia:

https://www.uclm.es/misiones/lauclm/consejodedireccion/gerencia/agenciadeviajes

Y en la Intranet (Servicios de Gestión Económica).

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De forma transitoria, hasta el 26 de octubre, podrá seguir utilizándose el procedimiento antiguo mediante correo electrónico a uclm@nautaliaempresas.es, aunque se recomienda comenzar a emplear desde mañana la nueva funcionalidad para todas las nuevas solicitudes.

A partir del 27 de octubre, las solicitudes de viajes deberán realizarse exclusivamente a través de la nueva herramienta. No obstante, el correo electrónico anterior coexistirá como canal complementario para:

  • Solicitudes de viajes de grupo encargadas directamente por la UCLM.
  • Resolución de dudas o incidencias relacionadas con viajes previamente solicitados.

Además, la agencia mantiene los siguientes canales de atención telefónica:

  • Consultas urgentes (horario de oficina): 91 110 73 75
  • Emergencias “in itinere”: +34 91 110 83 70

Os recordamos igualmente que está disponible el canal de quejas y reclamaciones de la agencia: sugerencias.uclm@nautaliaempresas.es.

Asimismo, podéis trasladar a Gerencia (gerencia@uclm.es) cualquier duda, observación, incidencia o propuesta de mejora relacionada con el servicio.

Se adjunta una breve guía de uso de la nueva funcionalidad. GUIA

 

 

 

Transitoriamente, hasta el 26 de octubre de 2025

Correo electrónico a uclm@nautaliaempresas.es, remitiendo en copia dicho correo a Gerencia@uclm.es para su validación. En este, se hará constar:

  • Descripción Breve en título de correo: Una breve frase que ofrezca una válida referencia al servicio, relativo a motivación u objeto (Ejemplo: UCLM. Viaje para asistencia a congreso ###)

     

  • Descripción Detallada:
  • Detalle de los servicios que quiere contratar: Ejemplos: HOTEL + TREN + VUELO + COCHE-ALQUILER U OTROS
  • Grupo al que pertenece el viajero (PDI | PAS | PI | BECARIO-INVESTIGACION | ESTUDIANTE).
  • Indicar si se trata de: 
  1.  Comisiones Personal UCLM
  2. Personal  relacionado con tribunales y tesis
  3. Servicios encargados por la UCLM, cuando no son comisiones de servicio

  • Fechas
  • Trayecto, indicando el origen y destino, así como indicar si las fechas establecidas son exactas o aproximadas (una relativa flexibilidad en las fechas permite obtener mejores precios).
  • NIF del viajero
  • Apellidos y nombre del viajero
  • Centro de la UCLM.
  • Orgánica de gasto donde se imputará el servicio.

Asimismo se deberá reflejar toda información complementaria importante para el interesado, como preferencia por determinado establecimiento u otros detalles a tener en cuenta.

A partir de este momento, la Agencia de Viajes ya dispondrá de la petición y se pondrá en contacto con el interesado para cerrar los detalles del viaje.

La entrega de los títulos (billetes, tickets, localizador, etc.) o documentos necesarios para el disfrute del servicio, se realizará preferentemente por medios electrónicos. Además, una vez esté en marcha la aplicación, el usuario dispondrá de una carpeta personal donde tendrá a su disposición toda la documentación de los servicios que haya solicitado.

En los próximos días estará también disponible la aplicación para integrar la petición de servicios con la comisión de servicio, donde toda la documentación y facturas del viaje se subirán automaticamente a la declaración de comisión de servicio.

Siempre se notificará la disponibilidad de esta documentación al usuario, por correo electrónico y otro medio que asegure su puesta en conocimiento. El envío de la documentación/títulos por correo electrónico al usuario final surtirá los efectos de la anterior notificación.

En caso de que no se pudiera efectuar la entrega y notificación por correo electrónico, éstos serán entregados en los lugares acordados, y en defecto de éste en el puesto de trabajo (o casillero si existiera) del usuario solicitante.

 

El adjudicatario del contrato y los servicios y sus prestaciones tiene suscrito un seguro de viaje frente a las siguientes contingencias:

  • Asistencia a personas
  • Equipajes
  • Demoras
  • Accidentes personales
  • Gastos de Cancelación del viaje

El ámbito de cobertura de las referidas pólizas de seguros es mundial.

Documentación de coberturas del seguro:

Seguro de Accidentes

Información más completa del contrato
Supuestos de no utilización de la Agencia

 

En todos los casos en que la universidad pueda obtener una tarifa más ventajosa- tanto económica como de prestación de servicio, o por razones organizativas, debiendo motivarse adecuadamente por el peticionario, no existirá obligación de tramitar el servicio a través de la agencia.

Se estará en esta situación, entre otros casos :

a) Cuando el coste del mismo servicio demandado, obtenido por otros medios, sea inferior al ofertado por la empresa adjudicataria.

b) Por tratarse de establecimientos no ofertados por la empresa adjudicataria o que por su situación geográfica mejore, en cuanto a su cercanía respecto del lugar de celebración del evento, al establecimiento ofertado por la empresa adjudicataria.

c) En los desplazamientos a jornadas, cursos o congresos, cuando la organización proponga el alojamiento en hoteles no ofertados por la empresa adjudicataria o que se oferten en peores condiciones económicas o bien lo hagan en condiciones más ventajosas que ésta.

En el sentido anterior, en relación con las condiciones del servicio, sin excluir otros supuestos, se considerará justificado que el peticionario acuda a otro proveedor cuando hayan pasado más de 24 horas laborables sin que la agencia se haya puesto en contacto con el peticionario para el inicio de la información o gestiones para el pedido o tramitación del servicio. No obstante, si el servicio debe efectuarse en el día siguiente, ese plazo se reducirá a 3 horas laborables, o a 2 horas laborables si el servicio debe efectuarse en el mismo día