A partir de la próxima semana se incorporará en el Portal de Comisiones de Servicios, una nueva opción de “Solicitud de Viajes”, mediante la cual se realizarán las peticiones o solicitudes de servicio a la Agencia, de una forma muy sencilla y dinámica. Esta opción está integrada con la comisión de servicio ya que, a partir de este momento, toda la facturación de servicios se hace a nombre de la UCLM, y no a nombre del interesado, siempre que se haga uso de la agencia Nautalia.
De hecho, el comisionado no deberá incorporar en ningún momento las facturas a su comisión de servicio y ésta recuperará automáticamente los datos del viaje tramitados a través de la agencia, a diferencia de cuando el usuario no utiliza la agencia y anticipa el coste, supuesto que además obliga a que las facturas se emitan a nombre del interesado.
Evidentemente, es necesario realizar las correspondientes pruebas, conjuntamente con la nueva Agencia para asegurar el correcto funcionamiento de la aplicación, por lo que con el fin de no interrumpir el servicio, hasta su puesta en marcha, las peticiones a la Agencia se harán del siguiente modo:
- Correo electrónico a btcmadrid@nautaliaempresas.es, con copia a gerencia@uclm.es, que validará la petición a la agencia.
- En el correo electrónico se debe indicar, obligatoriamente:
- Detalle de los servicios que quiere contratar: Ejemplos: HOTEL + TREN + VUELO + COCHE-ALQUILER U OTROS
- Grupo al que pertenece el viajero (PDI | PAS | PI | BECARIO-INVESTIGACION | ESTUDIANTE).
- Indicar si se trata de:
- Comisiones Personal UCLM
- Personal relacionado con tribunales y tesis
- Servicios encargados por la UCLM, cuando no son comisiones de servicio
- Fechas
- Trayecto, indicando el origen y destino, así como indicar si las fechas establecidas son exactas o aproximadas (una relativa flexibilidad en las fechas permite obtener mejores precios).
- NIF del viajero
- Apellidos y nombre del viajero
- Centro de la UCLM.
- Orgánica de gasto donde se imputará el servicio
Además, se incorporan los siguientes teléfonos para cambios o anulaciones de última hora:
- Para temas urgentes y siempre en horario de oficina: 91 110 73 75
- Para emergencias y encontrándose “in itinere”: +34 91 110 83 70
Este procedimiento para solicitar los servicios es transitorio, de corta duración. Una vez que la opción “Solicitud de viajes” esté en funcionamiento, recibiréis las instrucciones de utilización, aunque como comprobaréis, se trata de un proceso muy intuitivo, que reducirá trámites, facilitará la comunicación de la agencia con los usuarios y dispondréis de un espacio para tener toda la documentación del viaje “a mano”.
Si la solicitud se realiza por correo electrónico, el interesado remitirá en copia dicho correo a Gerencia@uclm.es para su validación. En este, se hará constar:
- Descripción Breve en título de correo: Una breve frase que ofrezca una válida referencia al servicio, relativo a motivación u objeto (Ejemplo: UCLM. Viaje para asistencia a congreso ###)
- Descripción Detallada:
- Detalle de los servicios que quiere contratar: Ejemplos: HOTEL + TREN + VUELO + COCHE-ALQUILER U OTROS
- Grupo al que pertenece el viajero (PDI | PAS | PI | BECARIO-INVESTIGACION | ESTUDIANTE).
- Indicar si se trata de:
- Comisiones Personal UCLM
- Personal relacionado con tribunales y tesis
-
Servicios encargados por la UCLM, cuando no son comisiones de servicio
- Fechas
- Trayecto, indicando el origen y destino, así como indicar si las fechas establecidas son exactas o aproximadas (una relativa flexibilidad en las fechas permite obtener mejores precios).
- NIF del viajero
- Apellidos y nombre del viajero
- Centro de la UCLM.
- Orgánica de gasto donde se imputará el servicio.
Asimismo se deberá reflejar toda información complementaria importante para el interesado, como preferencia por determinado establecimiento u otros detalles a tener en cuenta.
A partir de este momento, la Agencia de Viajes ya dispondrá de la petición y se pondrá en contacto con el interesado para cerrar los detalles del viaje.
La entrega de los títulos (billetes, tickets, localizador, etc.) o documentos necesarios para el disfrute del servicio, se realizará preferentemente por medios electrónicos. Además, una vez esté en marcha la aplicación, el usuario dispondrá de una carpeta personal donde tendrá a su disposición toda la documentación de los servicios que haya solicitado.
En los próximos días estará también disponible la aplicación para integrar la petición de servicios con la comisión de servicio, donde toda la documentación y facturas del viaje se subirán automaticamente a la declaración de comisión de servicio.
Siempre se notificará la disponibilidad de esta documentación al usuario, por correo electrónico y otro medio que asegure su puesta en conocimiento. El envío de la documentación/títulos por correo electrónico al usuario final surtirá los efectos de la anterior notificación.
En caso de que no se pudiera efectuar la entrega y notificación por correo electrónico, éstos serán entregados en los lugares acordados, y en defecto de éste en el puesto de trabajo (o casillero si existiera) del usuario solicitante.
El adjudicatario del contrato y los servicios y sus prestaciones tiene suscrito un seguro de viaje frente a las siguientes contingencias:
- Asistencia a personas
- Equipajes
- Demoras
- Accidentes personales
- Gastos de Cancelación del viaje
El ámbito de cobertura de las referidas pólizas de seguros es mundial.
Documentación de coberturas del seguro:
Seguro de Accidentes